Persiapan untuk mengadakan suatu event memang membutuhkan tahap yang cukup panjang dan memakan banyak waktu dan tenaga. Tidak heran, jasa event organizer atau event planner semakin dibutuhkan banyak orang! Event organizer dapat membantu kita mempersiapkan dan mengeksekusi ide dan konsep yang kita inginkan untuk event apapun, mulai dari pernikahan, ulang tahun, acara syukuran, acara reuni, dst. Seiring bertambahnya permintaan jasa ini, semakin bertambah pula jumlah EO yang bersedia menawarkan jasanya. Nah, pertanyaannya, bagaimana cara memilih EO yang tepat?
Jika Anda sudah memutuskan akan menggunakan jasa dari pihak event organizer, keberlangsungan acara Anda akan berada di tangan event organizer Anda. Oleh karena itu, Anda sebaiknya memilih EO yang tepat untuk menghandle acara Anda agar berjalan sesuai dengan keinginan! Masih bingung bagaimana caranya? Simak kelanjutan artikel ini karena Sejasa sudah mempersiapkan tips terbaik hanya untuk Anda!
Mengetahui Jenis Jasa yang Dibutuhkan
Penting bagi Anda untuk mengetahui terlebih dahulu jenis jasa event organizing yang dibutuhkan untuk acara Anda. Setelah Anda tahu persis kebutuhan Anda, Anda dapat mencari EO yang menyediakan jasa yang Anda inginkan. Apakah Anda membutuhkan EO untuk membuat konsep acara? Atau EO yang dapat membantu mencari vendor acara Anda? Atau EO yang melakukan perencanaan hingga eksekusi acara? Kebutuhan Anda sangat menentukan dalam mencari EO yang tepat!
Menelusuri Track Record dan Portfolio dari Event Organizer
Sederhana tapi penting: lakukan observasi secara online untuk melihat track record dan portfolio dari calon EO Anda! Anda dapat menelusuri apakah mereka memiliki website, akun media sosial atau mereka pernah ditampilkan dalam artikel tertentu. Dari sana Anda dapat melihat event terdahulu yang pernah mereka kerjakan untuk mengukur profesionalitas dan kredibilitas mereka. Dan jangan lupa, coba cari review dari pengguna jasa sebelumnya agar Anda lebih yakin dengan calon EO Anda!
Pilih Event Organizer yang Supportive
Tentu saja tidak akan menyenangkan jika Anda terlanjur memilih EO yang ternyata tidak ‘sepaham’ dengan Anda. Mulailah dengan berkonsultasi dengan beberapa calon EO dan Anda dapat melihat mana EO yang bersikap supportive terhadap Anda. Seorang EO yang baik akan mendukung atau memberi masukan bagi konsep yang Anda inginkan dan tidak memaksakan konsep darinya. Pilihlah EO yang memperhatikan dan menghormati Anda untuk memberikan pengalaman yang terbaik!
Menilai Kecepatan Respon Event Organizer
Dalam mempersiapkan suatu acara, tentunya Anda akan menemui beberapa hal tidak terduga yang harus Anda selesaikan. Tentunya Anda membutuhkan bantuan dari EO Anda untuk menghandle banyak hal. Maka sebaiknya Anda memilih EO yang tanggap dan fast-responsed terhadap berbagai masalah kliennya. Dengan demikian Anda bisa mengandalkan EO yang sudah Anda percayakan untuk mengurus acara Anda.
Mengetahui SDM yang dimiliki Event Organizer
Selain tips-tips di atas, Anda juga perlu mengetahui sumber daya yang dimiliki oleh calon EO Anda. Apakah EO tersebut memiliki PIC (person in charge) yang berbeda-beda untuk masing-masing pekerjaan, atau seluruhnya dikerjakan oleh satu individu? Pastikan SDM yang dimiliki calon EO Anda sesuai dengan kebutuhan Anda. Semakin banyak dan semakin profesional tim yang dimiliki calon EO Anda, semakin besar peluang kesuksesan acara Anda!
Sesuaikan dengan Anggaran
Yang tak kalah pentingnya, pilihlah EO yang sesuai dengan anggaran dan kebutuhan acara Anda. Pastikan Anda mengetahui detil kebutuhan dari acara Anda, sehingga Anda mengetahui estimasi biaya yang perlu dikeluarkan. Anda juga bisa meminta calon EO Anda untuk melakukan break down dari biaya yang mereka tawarkan dan Anda bisa mengetahui bagian apa yang diperlukan dan yang tidak diperlukan untuk menghemat biaya.
Kini Anda telah mengetahui tips-tips penting sebelum Anda menentukan event organizer yang akan membantu Anda. Sebelum menjatuhkan pilihan, pastikan Anda memiliki beberapa kandidat yang bisa Anda seleksi sesuai kebutuhan Anda. Pilihlah EO yang dapat memenuhi kebutuhan Anda dan dapat melengkapi kekurangan Anda. Dengan bantuan EO yang tepat, acara Anda pasti akan berjalan dengan lancar dan berkesan! Semoga artikel ini bermanfaat!
