9 Keuntungan Menggunakan Event Organizer

Di akhir tahun seperti ini, banyak sekali event besar yang digelar. Anda mungkin akan menghadiri event seperti pesta perayaan tahun baru, pesta pernikahan, pesta ulangtahun, acara kantor seperti peresmian kantor baru atau launching product, konser musik dan lainnya. Namun bisa saja Anda sedang dalam perencanaan membuat acara-acara tersebut dan mulai kebingungan dari mana harus memulai.

Pertanyaan seperti “Mengapa saya harus menyewa jasa event organizer (EO) atau event planner jika saya bisa mengerjakannya sendiri?” memang tak bisa dihindarkan. Anda mungkin berpikir akan lebih mudah untuk mengerjakan event hanya dengan satu asisten.

Tak bisa dipungkiri, membuat acara dengan skala kecil seperti pesta keluarga akan lebih mudah untuk merencanakannya sendiri, selama tamu yang diundang terbatas. Namun untuk event dengan skala besar, ada banyak hal yang harus dipikirkan. Jika Anda masih berupaya untuk mengerjakannya sendiri, Anda mungkin akan melupakan beberapa elemen yang penting dalam sebuah event.

Anda tentu menginginkan sesuatu yang praktis, hal ini juga berlaku ketika Anda menggelar sebuah event. Kurangnya waktu akibat semakin tingginya aktivitas dan pekerjaan Anda semakin membuat Anda malas untuk mengurus detil sebuah event. Padahal, event tersebut pasti penting bagi Anda.

Menggunakan jasa EO merupakan cara yang bagus untuk menghemat biaya dan memastikan detil yang penting sudah diurus. EO atau event planner yang profesional tahu apa yang mereka kerjakan. Tak hanya itu, menyewa jasa EO dapat menjadi aset yang sangat berharga untuk kelancaran sebuah event Anda.

Berikut adalah beberapa keuntungan utama dari menggunakan jasa EO profesional yang harus Anda simak:

Anggaran Terkendali

EO yang sudah berpengalaman umumnya mengetahui estimasi harga dan apakah terdapat perbedaan dari harga yang diberikan. Dengan ilmu yang dimiliki, EO dapat membantu Anda melacak harga secara keseluruhan dan juga menyarankan Anda cara-cara agar anggaran dapat terkendali.

Mencakup Detil

Skill EO yang paling diharapkan oleh klien adalah EO yang detail-oriented. Keahlian seperti itu memastikan bahwa tidak ada satupun detil yang tertinggal dalam suatu acara. EO yang profesional dapat mengetahui permintaan setiap event dan sudah tidak asing dengan pengerjaan detil. EO juga akan membantu Anda menemukan vendor yang tepat, mengatur anggaran, dan detil penting lainnya yang dibutuhkan untuk keberlangsungan suatu event.

Skill Manajemen dan Negosiasi

Salah satu keistimewaan dari menyewa jasa EO adalah mengetahui bahwa EO tersebut memiliki skill organisasi yang bagus. EO yang profesional berpengalaman dalam membuat timeline acara yang sampai memesan tempat lokasi acara. Dengan menggunakan jasa EO, secara tidak langsung Anda juga memiliki negosiator yang terampil dan dapat diandalkan, terutama ketika mengurus hal-hal yang berkaitan dengan vendor atau supplier. Selain itu, EO juga memastikan bahwa keinginan Anda dapat terpenuhi, dan tidak takut untuk memberikan sedikit tekanan pada vendor dan supplier jika memang diperlukan.

Tema yang Tepat

Anda mungkin menginginkan sesuatu yang berbeda dan unik untuk event yang akan datang, dan disitulah tempat dimana EO dapat menunjukkan keahlian dan pengalamannya. EO akan membantu Anda merancang sebuah konsep dan tema, ataupun memberikan saran dan alternatif untuk memastikan Anda puas dengan tema tersebut.

Fleksibilitas

Untuk orang yang sibuk dan memiliki jadwal yang padat, fleksibilitas yang diberikan oleh EO memudahkan Anda untuk memberikan masukan sebanyak atau sesedikit yang Anda inginkan. EO memungkinkan Anda untuk terlibat aktif atau tidak terlibat, semuanya merupakan pilihan Anda.

Mengurangi Stres

Memiliki seseorang yang profesional yang mengurusi setiap detil besar maupun yang kecil akan sangat mengurangi stres. EO membantu Anda untuk memecahkan kesulitan dan benar-benar memastikan bahwa event ada berjalan tanpa hambatan.

Menghemat Waktu

Merencanakan sebuah event membutuhkan banyak waktu untuk memastikan event tersebut berjalan dengan lancar. EO akan menghabiskan waktunya untuk meneliti, merencanakan dan melakukan negosiasi untuk membantu Anda mendapatkan apa yang Anda mau.

Saran dari Profesional

EO tahu bagaimana caranya menangani permintaan Anda sambil membuat penyesuaian yang dibutuhkan. EO yang berpengalaman akan mendengar segala permintaan Anda, memberikan masukan dan juga realistis di saat yang tepat.

Marketing Event

Untuk event yang private untuk keluarga dan teman seperti ulangtahun, mungkin Anda tak harus khawatir tentang sisi pemasarannya. Namun untuk event yang jumlah tamu undangannya lebih besar, seperti event launching product, bagaimana Anda dapat memastikan event tersebut sukses dari segi marketing jika Anda hanya mengerjakannya seorang diri? EO yang profesional memiliki sarana, pengetahuan dan koneksi yang sangat cukup untuk memastikan event yang mereka rancang sukses.